Certidão negativa vencida trava mais do que a licitação

Financiamento, venda de imóvel, benefício fiscal e recuperação judicial dependem dela. A empresa costuma descobrir o problema no pior momento possível: quando o negócio já está em andamento.

A cena se repete com frequência. A empresa fecha a negociação de um financiamento, o banco pede a documentação de praxe e a certidão vem positiva. O crédito trava. Ninguém sabia do débito, que às vezes é de valor pequeno e origem antiga — uma declaração entregue com erro, uma guia recolhida em código equivocado, uma obrigação acessória esquecida.

Certidão de regularidade fiscal costuma ser tratada como assunto de licitação. É bem mais do que isso.

Onde ela aparece

A exigência se espalha por operações que o empresário não associa ao fisco:

• Contratação de financiamento e de linhas de crédito, sobretudo as subsidiadas ou com repasse de recurso público.
• Participação em licitação e celebração de contrato administrativo, com necessidade de manutenção da regularidade durante toda a execução.
• Alienação e oneração de bens imóveis, no exame de regularidade feito pelo tabelionato.
• Fruição de benefícios e incentivos fiscais, que em regra condicionam o gozo à regularidade do contribuinte.
• Reorganizações societárias, cisão, incorporação e operações de aquisição, em que a certidão integra a auditoria.
• Pedido de recuperação judicial e concessão do plano.

Como são três esferas — federal, estadual e municipal — e cada uma emite a sua, é comum a empresa estar regular em duas e descobrir a pendência justamente na terceira.

A certidão positiva com efeitos de negativa

Existe débito e mesmo assim é possível obter certidão que produz os mesmos efeitos da negativa. É a chamada positiva com efeitos de negativa, prevista no artigo 206 do Código Tributário Nacional, cabível quando o crédito não está vencido, quando está em curso execução fiscal com penhora efetivada ou quando a exigibilidade está suspensa.

As hipóteses de suspensão estão no artigo 151 do mesmo código e incluem o parcelamento, o depósito do montante integral, a impugnação ou o recurso administrativo ainda pendentes de julgamento e a concessão de liminar ou tutela antecipada.

Na prática, isso significa que a empresa não precisa quitar tudo para destravar a operação. Precisa colocar cada débito em uma das situações que a lei reconhece como suficientes.

Regularidade fiscal não é sinônimo de dívida zero. É a dívida em situação que a lei reconhece.

O que costuma estar por trás da pendência

Boa parte das negativas de certidão não decorre de dívida real. Aparece divergência entre o declarado e o recolhido, pagamento alocado em código incorreto, obrigação acessória não transmitida, débito já pago mas não baixado no sistema, ou crédito de responsabilidade de sócio antigo que permanece vinculado ao CNPJ.

São situações que se resolvem com retificação de declaração, pedido de revisão de débito ou comprovação documental do recolhimento — procedimentos administrativos, sem discussão judicial. O trabalho está em identificar a origem exata de cada pendência, e é aí que o prazo pesa.

A providência que evita o problema

Emitir as três certidões periodicamente, de preferência a cada trimestre, e tratar qualquer pendência no momento em que ela surge. Uma consulta que leva minutos evita a situação de ter que regularizar às pressas um débito de cinco anos atrás com o contrato de financiamento parado na mesa do gerente.

Quando a certidão é necessária para uma operação com data marcada, o ideal é levantar a situação fiscal com antecedência de pelo menos trinta dias. Retificação de declaração e baixa de pagamento não são instantâneas, e o sistema de cada órgão tem seu próprio tempo de processamento.