Regime de tributação: por que a revisão precisa acontecer antes de janeiro

A escolha do regime vale para todo o ano-calendário e não admite arrependimento. Quem revisa em março já perdeu a janela, e convive com a conta até dezembro.

Todo começo de ano o assunto reaparece na mesma ordem: primeiro o contador comenta que talvez valha a pena mudar de regime, depois a rotina engole a conversa, e em algum momento do segundo semestre alguém abre a planilha e descobre que a empresa pagou mais imposto do que precisava. A essa altura não há o que fazer. A opção já se consumou.

Essa é a característica do tema que costuma pegar o empresário de surpresa: a escolha do regime de tributação não é uma preferência que se ajusta ao longo do exercício. Ela se fixa no início do ano-calendário e produz efeitos até 31 de dezembro.

Os marcos que fecham a janela

Para o Simples Nacional, a empresa já constituída que pretende ingressar no regime precisa formalizar a opção até o último dia útil de janeiro, conforme o artigo 16 da Lei Complementar 123/2006. Feita a opção, ela vale para todo o ano-calendário e é irretratável.

No Lucro Presumido, a lógica é diferente e menos visível. A opção não é declarada em formulário próprio: ela se manifesta pelo pagamento da primeira quota ou da quota única do IRPJ apurado no primeiro trimestre, nos termos do artigo 26 da Lei 9.430/1996. Recolhida aquela guia, o regime está definido para o exercício inteiro.

O detalhe prático é que essa definição acontece antes de a empresa ter qualquer visibilidade sobre o próprio ano. Decide-se em janeiro, com os números de um exercício que ainda não começou.

A opção é irretratável para todo o ano-calendário. O erro cometido em janeiro não se corrige em julho: ele se paga até dezembro.

O que a comparação precisa considerar

Comparar regimes olhando apenas a alíquota nominal costuma levar à conclusão errada. A conta que interessa envolve outros elementos:

• A margem de lucro efetiva do negócio, e não a presumida pela legislação. Empresa com margem real abaixo do percentual de presunção tende a ser penalizada no Lucro Presumido.
• A folha de pagamento, que no Simples Nacional altera a alíquota efetiva de alguns anexos por meio do fator R.
• A composição da receita entre atividades distintas, que pode significar enquadramento em mais de um anexo.
• O peso dos créditos de PIS e Cofins, relevante para quem tem cadeia de insumos significativa e pode se beneficiar da não cumulatividade no Lucro Real.
• A projeção de faturamento diante dos limites de enquadramento, inclusive o sublimite estadual para ICMS e ISS.
• A existência de prejuízo fiscal acumulado ou de investimento pesado previsto para o exercício.

É a combinação desses fatores que define o resultado, e ela muda de um ano para o outro. Regime que foi adequado em 2025 não é necessariamente o melhor em 2026, sobretudo quando a empresa contratou, mudou de mix de produtos ou passou a atender outro perfil de cliente.

Quando começar

Novembro é um bom momento. Nessa altura o ano já está praticamente fechado, existe base real para projetar o seguinte, e ainda sobra tempo para as providências que a mudança de regime costuma exigir — regularização de pendências cadastrais, quitação de débitos que impediriam o ingresso no Simples, ajuste de obrigações acessórias e adequação do sistema de emissão fiscal.

Deixar para janeiro raramente funciona. O prazo é curto, o mês é atravessado por fechamento contábil e obrigações de início de exercício, e qualquer pendência descoberta no caminho não tem mais como ser resolvida a tempo.

Há ainda um ponto que merece atenção nos próximos exercícios: a transição para o novo modelo de tributação sobre o consumo altera progressivamente o peso de cada regime, e decisões tomadas apenas com base no histórico tendem a envelhecer mais rápido do que envelheciam antes.